深化业务流程再造的实践与思考

广州市工商局外资处 潘晟 郭智谦)

 

    流程再造是市工商局深入落实科学发展观,着力推进我市新型城市化发展,实现工商行政管理公共服务均等化和优质化的有效路径和重要推手。作为试点单位,外资处在业务流程再造的道路上不断探索、深化和提升,为促进外资登记管理工作的科学发展注入源源不断的动力。

    一、流程再造使外资登记管理业务全面规范

    早在2010年底,外资处根据局领导指示开展业务流程再造试点工作。面对一项庞大而崭新的任务,我们坚持以“流程”为导向,全面梳理业务事项,有效规范了外资登记管理工作。

    (一)试点做法。我们遵循“信息化思维+系统化工程”的构建思路,采取穷尽法原则梳理、细化、整合了外资登记管理相关的法规制度、工作内容、业务流程、岗位职责等全套规制,汇编了涵盖5部分内容、10多种业务、近200项流程的《外资登记管理业务流程再造材料汇编》。在此基础上,严格按照工作部署和材料汇编狠抓落实,边操作、边完善,将试点工作引入实践层面。

    (二)阶段性成果。经过一年多的试行,流程再造的工作成效得到初步体现:一是组织架构进一步理顺。对照流程再造汇编材料,我们将原来的按辖区分片负责改为按流程专项审理,分设网登小组和窗口小组,实现业务量的均衡化和审理工作的专业化;撤并专设的会员服务岗将其并入登记流程,缩减了2名聘用人员,达到了减员、顺岗、提速的目的。二是工作效能进一步提升。流程再造实现各项业务的“标准化”和“程序化”,整合了工作流程、明确了业务规范、限定了办理时限,使每个环节始终处于受控状态,既保证了服务质量,又提高了行政效率。以网上年检流程再造为例,普通纸质材料年检有16个操作环节,推行无纸化年检后操作环节压减至6个,年检效率提高约1.3倍。三是岗位职责进一步明晰。因为提拔、轮岗、离退等原因,外资处去年的换岗率达35.7%。借助流程再造材料,两名没有任何登记业务基础的新进年轻同志,对照“天书”边学边干,不到两周时间就可以独立上岗;处领导和业务骨干也经常翻查对照工作流程,按图办事、规范操作,有效压缩了自由裁量,也减低了履职风险。

    (三)遇到新问题。实践过程中也遇到了一些新问题:一是业务流程存在滞后性。由于政策法规、工作重点、公众需求等因素变化(如《外国企业常驻代表机构登记管理条例》施行、“三打两建”增强了对企业信用的监管要求等),会导致预设的流程规范局部或暂时失调。二是登记监管业务未能做到无缝隙衔接。对于一些特殊案例或事项,在登记或管理工作中会出现两者适用法律不一致或处置流程有纰漏的情况。三是对存在争议风险事项的处置流程有待完善。遇到一些法无明文或可能引起行政风险的“例外”事项,常规的业务流程没有明确的处置程序,仍需继续梳理和完善。

    二、深化流程再造实现外资登记管理效能再提升

    今年以来,外资处针对试点中遇到的新问题和新情况,不断修正完善对应业务流程和信息系统,坚持以“效能”为核心,着力优化流程设计,全面推进和深化流程再造工作。

    (一)提升流程再造层次,优化核心业务流程设计。我们坚持从核心业务着手,应用技术手段和创新思维对业务流程进行深度整合和科学重组,将流程再造引入新阶段。

    登记工作方面。一是撤并录入环节,优化登记流程。针对高峰期信息录入的瓶颈问题,将原流程专设的录入岗(受理->核准->审查->录入->发照)撤并至受理岗(受理同步录入->核准->审查->发照),通过减少流转环节和分解录入工作量突破局部的瓶颈,实现了效能整体提升。二是改革“一审一核”审查模式,试行网上登记“独立审批”流程。除了企业设立以及变更股权、变更法定代表人、增加经营范围等风险较大的事项保持由处长核审外,其余申请一律由经办人单独核定,实现“扁平化”管理。通过近期一系列的优化改造,外资的整体审批时间平均缩减了2至3个工作日,独立审批的网登申请实现1个工作日发照,其它网登申请也提速到2个工作日发照。

    监管工作方面。一是推行“智能化”年检运用信息化手段对企业的出资数额、许可期限、巡查记录等登记管理数据进行采集、分析和判断,信用良好且不涉及前置许可的企业由系统程序自动预审或为审查人员作出提示,涉及重点行业、重点监管对象转交人工审查,使年检进一步缩减审核环节、减少人员投入、提高服务效能。二是理顺办案流程。在原有办案流程基础上,制定分局以市局名义办理常驻代表机构等案件的操作流程,规范案卷交接程序、法律文书样式和自由裁量标准等事项,完善了办案程序,增强了监管执法力度。今年1至5月,我处按流程处理相关案件110多宗,较去年同期增加1.84倍,有效地配合了“三打两建”工作的开展。

    (二)抓好例外原则运用,完善特殊情况处置机制。一套完善的业务流程应该针对特殊情况建立起科学、合理、高效的处置规制。运用“例外”原则,我们预设有“主动型流程”和“被动型流程”两类处置机制。前者针对性强,是主要手段;后者适用面广,是补充措施。

    主动型处置流程。对工作中遇到过或者可以预见到的各种例外情况,我们进行了再次梳理汇总,纳入流程再造予以规范处理。例如,针对近期发现的企业逾期办理延期出资、常驻代表机构逾期变更驻在期限等业务交叉的疑难问题。如果按常规登记流程办理,会造成监管工作的被动;但如果直接按监管流程处理,又可能引起行政风险。为此,我处迅速研究制定指导意见和专项通知,举一反三、堵塞漏洞;并同步完善登记管理问题双向转办流程,强化服务和监管的无缝隙衔接。

    被动型处置流程。对于一些事前无法遇见、法律法规也没有明确规定的个案,确实是没有办法穷举的。特别是与现行政策不是很吻合、风险比较大的登记管理事项,更是难以假设的。因此,我处以流程再造思维构建了一套针对疑难业务问题的集体会商制度,明确了经办人、副处长、处长的启动流程和议事规则,并根据事项的风险级别和重要程度按规定上报局领导审定。通过充分高效的集体会商,按规范行使自由裁量,同样也可以实现对各种“例外”情况的妥善处置。

    三、深化我局业务流程再造工作的思考

    流程再造是一个螺旋上升的动态发展过程,它既不是一劳永逸的,也不能一步到位。我们必需进一步深化流程再造,努力实现工商行政管理的转型升级和跨越式发展。

    (一)以核心业务的流程重建为突破口,推动流程再造工作向纵深迈进。服务监管工作更趋复杂,系统性风险和区域性风险与日俱增。我们要顺应时势的倒逼,依靠流程再造思维和手段,以服务发展、市场监管、消费维权、行政执法等核心业务作为突破口,加倍努力推进工商业务流程的优化重组。当前,商事登记作为行政审批体制流程再造的一项重要课题被各级领导提上议事日程。我们应该趁势而为,打破常规,从顶层设计着手,将业务流程再造的站位提高、外延拓宽、力度加大,争取从体制机制上解决容易引起重大履职风险的无证照经营、前置许可制约登记等各类“老大难”问题,争取在工作效率、管理效益和社会效果上取得更为明显成效。

    (二)强化局部流程的系统整合,实现全局各项业务工作无缝隙衔接。流程再造是要按整体最优化的目标重新设计业务流程,注重实现全局最优,而不是局部最优。现阶段,我们完成了流程再造材料的编制,在理论上也许每个局部(处室、分局或某项业务)的流程可能是最优的;但就全局整体而言,仍会还有很多业务交叉的“例外”事项无法应用现有流程处理。我们必须花大力气将局部业务模块的权责边界和对接流程等进行梳理衔接,重点抓好例外原则的运用,解决各种疑难交叉业务问题,实现横向业务以及纵向层级之间的无缝隙衔接,把流程再造工作引向更加科学高效、健全完善的新阶段。

    (三)将流程再造作为效能建设常态化手段,促进工商事业长足发展。流程再造是一种改革理念、一种工作思维,也是效能建设的一种有效方法。面对政策法规变化、公众需求提高、技术手段升级等情况,现有的业务流程需要适时调整、不断完善。我们应建立流程再造的常态化运作机制,继续发挥现有各级领导小组的作用,不断完善工作规则。在往后一段相对长的周期内,继续统筹全局性的流程再造,督导各项业务流程的修改优化,努力实现服务水平和监管效能的整体提升。